Samenwerkingsverbanden Rotterdam werken aan centrale aanmelding (v)so

‘Alle partijen willen dit tot een succes maken’

Hoe zorg je er samen voor dat leerlingen op de meest passende plek in het (voortgezet) speciaal onderwijs terecht komen? Samenwerkingsverband PPO Rotterdam nam het initiatief om tot een oplossing te komen: één centraal aanmeldpunt voor het (v)so. Een complex proces, dat B&T mag begeleiden. “Als dit straks loopt, is er echt sprake van een doorbraak.”

Eerst even terug in de tijd. Eind 2019 meldde het samenwerkingsverband PPO Rotterdam zich bij B&T met de vraag: hoe kunnen we het proces rond de aanmelding en plaatsing van leerlingen in het (v)so beter inrichten? De belangrijkste aanleiding: de huidige procedure is voor ouders nodeloos ingewikkeld, ze hebben met verschillende instanties te maken en het duurt te lang voordat ze weten op welke school hun kind terecht kan. Doordat ouders hun kinderen zelf bij verschillende (v)so-scholen aanmelden, is er binnen de regio bovendien onvoldoende zicht op de leerlingen waar het om gaat. Hoeveel zijn het er precies, op welke wachtlijsten staan ze en wat zijn hun specifieke ondersteuningsbehoeften? Dat maakt het voor de scholen en samenwerkingsverbanden weer lastig een goed dekkend aanbod, aansluitend bij de behoeften van de leerlingen, te creëren.

Commitment

B&T deed allereerst onderzoek om de knelpunten precies in kaart te brengen. Ook werden gezamenlijke uitgangspunten en bouwstenen geformuleerd om de huidige praktijk te versterken. En er werd een aanzet gemaakt voor een proces van centrale aanmelding. Hierin worden de bestaande procedure voor de afgifte van Toelaatbaarheidsverklaringen (Tlv) en de aanmeldings- en plaatsingsprocedure geïntegreerd. Nadat de samenwerkingsverbanden en de aangesloten (v)so-besturen hier ‘hun handtekening onder hadden gezet’, kon de uitvoering van start gaan. “Dat commitment was heel belangrijk”, zegt B&T-adviseur Yvette van Hoof, projectleider centrale aanmelding regio Rotterdam. “Alle partijen willen dit tot een succes te maken. Dat beschouwen ze echt als een gezamenlijke verantwoordelijkheid.”

Eén dossier

Dat succes, hoe gaat dat er concreet uit zien? “We werken toe naar één aanspreekpunt voor ouders, de commissie centrale aanmelding”, legt adviseur Hannah Edelbroek uit, die samen met Yvette van Hoof verantwoordelijk is voor de uitvoering van het traject. “Op het moment dat verwijzing naar het (v)so in beeld komt, kunnen ouders straks terecht bij dit centrale aanmeldpunt. Daar worden ze begeleid bij de keuze voor een school, geholpen met het aanleveren van de benodigde informatie en kunnen ze al hun vragen stellen. Zo hebben ze niet meer met allerlei verschillende instanties te maken en wordt duidelijker wat de route naar plaatsing van hun kind op de juiste school is.”

Van Hoof vult aan: “Omdat het nu gescheiden procedures zijn, worden er twee dossiers aangelegd: één voor de Tlv-aanvraag en één voor de aanmelding en plaatsing. Dat maakt het complex, voor alle partijen eigenlijk, maar zeker voor de ouders. Door de procedures in elkaar te schuiven, gaan we terug naar één dossier. We hopen daarmee het proces te versnellen, eerder duidelijkheid voor ouders en scholen te creëren en er natuurlijk voor te zorgen dat de leerling op de meest passende plek terecht komt. En dan bedoel ik passend bij zijn of haar ondersteuningsvraag én thuisnabij.”

Jeugdhulp

Een ander voordeel van de nieuwe werkwijze is dat samenwerkingsverbanden en scholen beter zicht krijgen op waar wachtlijsten zijn en waar juist nog plekken beschikbaar zijn. Dat maakt niet alleen een vlottere plaatsing mogelijk, maar zorgt er ook voor dat ze beter in staat zijn om hun aanbod af te stemmen op de vraag. “Ook kunnen we de gemeentelijke jeugdhulp vroeger in het proces betrekken”, zegt Van Hoof. “Door de zorgonderwijsspecialist aan de voorkant te laten aansluiten, bij het centraal aanmeldpunt, kunnen we nog beter en eerder passende begeleiding voor het kind bieden. Want dat kan ook jeugdhulp zijn. Of een combinatie van jeugdhulp en speciaal onderwijs.”

Learning by doing

Van Hoof en Edelbroek zijn in januari van dit jaar met de uitvoering begonnen. Hoe ziet de weg naar centrale aanmelding in de regio Rotterdam eruit? Van Hoof: “We werken met twee ontwerpgroepen. De ene richt zich op het dossier: welke informatie is nodig om voor de leerling in kwestie tot de meest passende plek te komen? De andere groep houdt zich bezig met het proces: hoe kunnen we de huidige Tlv-procedure en de aanmeldings- en plaatsingsprocedure zo goed mogelijk integreren?”

Edelbroek: “In beide groepen zijn alle aangesloten (v)so-besturen vertegenwoordigd en er zitten natuurlijk mensen in van de samenwerkingsverbanden PPO Rotterdam en Koers VO. Inmiddels hebben zij hun opbrengsten samengebracht om tot een conceptkader te komen, dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de samenwerkingsverbanden en de besturen. Omdat we weten dat we na de zomervakantie nog te maken hebben met wat ‘oude dossiers’, gaan we op 1 oktober echt van start met de nieuwe werkwijze. Dat wordt overigens een kwestie van learning by doing. Het is niet in beton gegoten; het eerste schooljaar gebruiken we om te ontdekken of het werkt, om bij te sturen en uiteindelijk tot de definitieve werkwijze te komen.”

Nieuwe verbindingen

Van Hoof is voorzitter van de beide ontwerpgroepen, maar zij en Edelbroek bereiden de ontwerpgroepen samen voor, waarbij zij zichzelf vooral zien als aanjagers. “Natuurlijk schetsen wij de kaders, bepalen we doelstellingen en sturen we het proces”, zegt Van Hoof. “Maar de deelnemers aan de ontwerpgroepen bepalen in onderling overleg hoe de centrale aanmelding straks precies wordt ingevuld. Zij moeten ons daarin voeden.”

De gekozen aanpak met de ontwerpgroepen heeft een belangrijk voordeel, vindt Edelbroek. “Eén van de doelstellingen van dit hele traject was ook om meer gezamenlijke verantwoordelijkheid voor passend onderwijs te creëren. De samenwerking in ontwerpgroepen draagt hieraan bij. De deelnemers krijgen meer kennis en begrip van elkaars werk en er ontstaat een groter besef dat verandering echt nodig is. Het nodigt ook uit om verder te denken dan je ‘eigen hokje’ en er ontstaan mooie dingen; er worden nieuwe verbindingen gelegd.”

Doorbraak

De aanjagers realiseren zich aan de andere kant dat er best veel van de betrokkenen wordt gevraagd. “Mensen moeten veranderen en dat kan soms bedreigend zijn”, aldus Edelbroek. “Vasthouden aan bestaand gedrag is veilig. Hier speelt ook nog eens dat we nu nog niet precies weten hoe de nieuwe werkwijze eruit gaat zien. Er ligt eerst een conceptkader, dat komend schooljaar verder vorm moet krijgen. Dat maakt het extra lastig voor de mensen die ermee moeten gaan werken.”

Maar als het goed is, ligt er aan het einde van de rit een nieuw systeem dat veel winst oplevert. Vooral voor ouders, die direct weten waar ze moeten zijn en niet meer geconfronteerd worden met heel ingewikkelde procedures. Maar ook voor scholen, die beter zicht op de leerlingen krijgen en minder onnodige aanvragen hoeven te verwerken. En voor samenwerkingsverbanden, die beter weten welke behoeften er spelen en daar, samen met de besturen, hun aanbod op kunnen afstemmen. “Als de centrale aanmelding eenmaal goed loopt, dan is er echt wel sprake van een doorbraak”, zegt Van Hoof. “Want zoiets bestaat nog niet in een grootstedelijke context. De samenwerking tussen PPO Rotterdam en Koers VO is dan ook uniek te noemen.”