‘Het geeft richting aan ons handelen voor de toekomst’

Bestuurlijke audit bij SCOT

Naast hun dertien basisscholen besloot het bestuur van Stichting Christelijk Onderwijs Twenterand e.o. (SCOT) ook zichzelf aan een externe audit te onderwerpen. Een ‘best wel spannend’ traject, met een mooie uitkomst. ‘We kunnen de opbrengsten echt gebruiken om het bestuur en de scholen beter te maken.’

De aanleiding voor de audits was het strategisch beleidsplan, of ambitieplan, zoals SCOT dat noemt. Dat was afgelopen schooljaar opgesteld, bij het aantreden van de nieuwe bestuursvoorzitter Maaike Morsink. Een van de ambities was om alle scholen te laten beoordelen door een externe auditor. “Naarmate die schoolaudits vorderden, zei ik tegen mijn stafmedewerker kwaliteit: ‘nu moeten wij onszelf eigenlijk ook onder de loep laten nemen’, zegt Maaike Morsink. “Want het is goed om een buitenstaander ook kritisch naar jóuw handelen te laten kijken. Je hebt als bestuur immers een voorbeeldfunctie. En het is gewoon heel fijn om iemand anders een kijkje in de keuken te laten nemen.”

Window dressing

Een bestuurlijke audit van B&T bestaat uit drie stappen: een zelfevaluatie door het bestuur, een documentenanalyse en een interviewronde met sleutelfiguren uit de organisatie. Met het speciaal ontwikkelde instrument voor de zelfevaluatie kon SCOT goed uit de voeten. “Het was goed in te vullen, maar we hebben wel flink over een aantal vragen na moeten denken. Je moet oppassen dat je niet aan window dressing gaat doen. Bij sommige vragen dacht ik: oeh, dat hebben we nog niet helemaal op orde, of dat doen we anders. Het is belangrijk dat je dan open en eerlijk bent. Maar daar nodigt het instrument wel toe uit.”

Goede dynamiek

Bij de interviewronde werden veel mensen uit de organisatie betrokken. Behalve de bestuurder ook schooldirecteuren, leden van de raad van toezicht, de GMR en stafmedewerkers. “Die gesprekken waren erg leuk”, zegt Morsink. “Er was een fijne sfeer en een goede dynamiek. Dat hebben Remco van der Dussen en Rob Hanse (de B&T-adviseurs die de audit uitvoerden, red.) echt goed gedaan. We kenden ze al van de schoolaudits, dat scheelt, dus we durfden ons wel kwetsbaar op te stellen.”

Blinde vlekken

Behalve leuk vond Morsink de gesprekken ook best spannend. “Ja, ik kijk natuurlijk zelf op een bepaalde manier naar dingen, maar misschien ziet de GMR of de raad van toezicht het wel heel anders. Heb ik niet allerlei blinde vlekken? Daar was ik benieuwd naar. Gelukkig leverden de gesprekken een heel congruent beeld op. Van een organisatie die aan het begin staat van allerlei nieuwe ontwikkelingen. We hebben veel in gang gezet, maar dat moet echt nog zijn beslag krijgen. Het is heel fijn dat iedereen dat zo ziet.”

Speerpunten

Toch heeft de audit ook zeker verbeterpunten opgeleverd, aldus Morsink. “Wij hebben een mooi ambitieplan gemaakt en de scholen mooie schoolplannen, maar die mogen nog wel beter op elkaar aansluiten, kregen we terug. De speerpunten uit het ambitieplan moeten bijvoorbeeld meer terugkomen in de schoolplannen. Dat moeten we echt samen doen, want samen ís een van onze speerpunten. Daar moeten we de komende planperiode dus aandacht aan besteden.”

Kwaliteitsslag

Ook op het gebied van governance heeft SCOT nog stappen te zetten. “Niet zozeer dat we daar dingen niet goed doen”, zegt Morsink. “Het gaat meer over: hoe werk je met elkaar? Dat gaat bij ons heel erg op basis van goed vertrouwen. Dat is mooi, maar Rob en Remco raadden ons toch aan om bepaalde dingen vast te leggen. Ook stelden ze voor om een aantal verdiepende vragen toe te voegen aan ons toezichtskader. Om zo samen een kwaliteitsslag te maken.”

Een andere concreet verbeterpunt betrof het jaarverslag, dat niet echt beleidsrijk bleek te zijn. “Dat was een blinde vlek van mij. Ik dacht: het is prima dat het er is en we schrijven het volgens een bepaald format. Maar het is goed dat we daarmee aan de slag zijn gegaan naar aanleiding van de audit. Er ligt nu gewoon een goede tekst en daar kunnen we de komende jaren op voortborduren. Dat is fijn.”

Beter maken

Alle opbrengsten van een bestuurlijke audit worden vastgelegd in een rapportage. Hierin zijn onder meer de risico’s en kwetsbaarheden op het kwaliteitsgebied BKA uit het onderzoekskader van de inspectie opgenomen. Morsink: “Ik vond dat in ons geval een prima weerslag van de audit. We kunnen het echt gebruiken om het bestuur en de scholen beter te maken. En om onze ambities scherper te stellen. Het geeft richting aan ons handelen voor de toekomst. Dat geldt overigens ook voor de uitkomsten van de schoolaudits.”

Op de goede weg

Maaike Morsink kijkt met een positief gevoel terug op de audits, ook de bestuurlijke. “We hebben drie mooie voldoendes gekregen, daar was ik blij mee. Maar het was vooral een bevestiging dat we op de goede weg zijn. Dat is misschien niet verrassend, maar wel heel fijn. Dat betekent namelijk dat je in control bent. Ik had het heel vervelend gevonden als er allemaal onverwachte zaken aan het licht waren gekomen.”

Morsink is ook tevreden over de uitvoering door B&T. “Zo’n audit is natuurlijk best spannend. Maar Rob en Remco, en ook de twee adviseurs die bij de schoolaudits betrokken waren, hebben het heel goed aangepakt. Alle gesprekken zijn in goede sfeer verlopen en ze zijn met goede, scherp geformuleerde aanbevelingen gekomen. Een klein puntje van kritiek: ze hadden wat mij betreft duidelijker mogen aangeven welke stukken we moesten aanleveren voor de documentenanalyse.”

Kwaliteitscultuur

Tot slot, kijkend naar de toekomst: is de bestuurlijke audit voor herhaling vatbaar? “Ik denk dat het heel belangrijk is om af en toe andere mensen te laten meekijken in je organisatie. Dat hoeft misschien niet altijd in de vorm van een volledige audit. Je kunt het ook wat smaller nemen en over een paar jaar kijken hoe het met de verbeterpunten staat. Op de scholen moet je het sowieso periodiek doen, dat is heel belangrijk binnen de kwaliteitscultuur. We zijn nu met Rob in gesprek over het opleiden van onze eigen auditoren, zodat we ook interne audits kunnen doen. Die wil ik afwisselen met externe audits, zodat we het cyclisch kunnen inrichten.”

Geïnteresseerd?

Wil je meer weten over de bestuurlijke audit of onze andere dienstverlening op het vlak van onderwijskwaliteit? Klik dan op een van de buttons.