Communiceren in tijden van ‘social distancing’

7 tips voor besturen en scholen

Inmiddels is het tot iedereen goed doorgedrongen: houd afstand zodat het coronavirus zich niet verder verspreidt. Maar wat betekent dit voor de communicatie met teamleden, ouders en leerlingen? In dit artikel vindt u 7 tips voor uw communicatie in deze bijzondere tijd.

Onlangs hoorden we van het kabinet dat de huidige regels met betrekking tot bestrijding van het coronavirus zijn verlengd tot minstens 28 april. Deze beslissing heeft ook directe impact op het onderwijs. De meivakantie meegerekend zullen de scholen nog zeker vier weken gesloten blijven en hun onderwijs op afstand blijven verzorgen.

Communicatie op afstand

Niet alleen het onderwijs is op afstand. Dat geldt ook in grote mate voor onze communicatie. Bepaalde zaken die normaliter tot ons communicatie-instrumentarium behoren, krijgen nu een ander belang. Denk bijvoorbeeld aan non-verbale communicatie. In een ‘normale’ situatie wordt ruim 90 procent van onze communicatie bepaald door non-verbale aspecten zoals lichaamshouding, gezichtsuitdrukkingen, handgebaren enzovoort. Nu we elkaar grotendeels spreken via schermpjes van telefoons en laptops krijgen we hier minder van mee. Aan de andere kant krijgen we wel meer gevoel bij de privésituatie van onze gesprekspartners. We zien een glimp van hoe ze wonen, welke kleding ze thuis het liefste dragen en hun meerledige taak als ouder, partner, thuisleerkracht en werknemer/ondernemer bijvoorbeeld. Kortom, de nieuwe omstandigheden vragen om een andere communicatiestrategie. Zowel intern als extern.

De ingrediënten

In de breed gewaardeerde speeches die we recent hebben gezien van onze minister-president en de koning was een viertal uitgangspunten duidelijk herkenbaar:

• zacht in meelevendheid;
• hard op de inhoud;
• oplossingsgericht;
• met een concrete call to action.

Ingrediënten die ervoor zorgden dat hun indringende verhalen zowel de harten als de hoofden van de kijkers raakten. De gekozen opbouw en toonzetting werd door velen gewaardeerd.

 Aanbevelingen

Als we deze uitgangspunten vertalen naar de situatie van scholen en besturen, komen we tot de volgende concrete aanbevelingen:

1. Toon empathie

Verplaats je in de schoenen van de ander. Realiseer je dat het voor zowel je teamlid als de leerling en zijn/haar ouders een ongewone situatie is die veel onzekerheid, improvisatie en spanning met zich meebrengt. Benoem dat het een lastige en onzekere tijd is die voor iedereen impact heeft. Geef voorbeelden van hoe het jou als afzender persoonlijk raakt en vertel dat je zelf ook het persoonlijke contact mist. Maar eerst: begin altijd met vragen hoe het met de ander gaat.

2. Wees helder & eerlijk

Maak zo duidelijk mogelijk wat de consequenties zijn van de huidige situatie en benoem ook wat je nog niet weet. Onderbouw je boodschap met feiten. En benoem ook de zaken waarover je je zorgen maakt en de vragen waarop je geen antwoord hebt. “Hoelang gaat dit duren?” “Wat betekent dit voor mijn schoolresultaten?” Zekerheid hierover is nog niet te geven.

3. Benoem concrete oplossingen

Geef aan welke oplossingen je kiest om de voorliggende uitdagingen aan te pakken. Benoem daarbij ook de dilemma’s waarmee je worstelt. Er is immers in deze ongewone situatie geen standaardoplossing. Door je persoonlijke afwegingen te beschrijven, wordt de communicatie persoonlijker en creëer je begrip.

4. Communiceer regelmatig en op vaste momenten

In tijden van onzekerheid is regelmaat van groter belang. Geef houvast door vaste momenten te kiezen voor uw communicatie en communiceer minimaal een keer per week. Ook als er weinig nieuws is te melden. In deze bijzondere tijd is dát je communiceert misschien wel belangrijker dan wát je communiceert.
Bouw die regelmaat ook in voor de interne communicatie en volg daarbij zo goed mogelijk vaste routines. Bent u op school gewend ’s morgens gezamenlijk de dag te openen, blijf dat nu dan ook doen.
Sluit in de communicatie direct aan op maatregelen van het kabinet en geef aan welke gevolgen die hebben voor jullie. Door consequent te communiceren na een nieuwe kabinetsmaatregel, ontstaat er vertrouwen. “We kunnen erop vertrouwen dat ons bestuur begrijpt wat de reikwijdte is van deze maatregelen en dat het die vertaalt naar onze situatie.”

5. Geef ruimte aan rituelen en vaste patronen

Rituelen hebben een belangrijke sociale functie. Ze versterken de sociale band, gedeelde ervaring, orde en structuur: allemaal zaken die juist nu heel belangrijk zijn. Ook binnen het onderwijs. Daarom is het belangrijk om ook in deze tijd, waarin we veel achter computers zitten, bepaalde gebruiken en rituelen in stand te houden.
Is er iemand jarig? Of het nu een teamlid is of een leerling, besteed er aandacht aan! Heeft iemand iets bijzonders gepresteerd? Is een collega 25 jaar in dienst? Vier het! Blijf successen vieren en laat feestelijke momentjes niet ongemerkt voorbijgaan.

6. Maak de mijlpalen en resultaten zichtbaar

Onderwijsteams zijn versneld door de huidige situatie overgestapt op les op afstand. Als we de verhalen horen uit de praktijk, is dat niet altijd zonder slag of stoot gegaan, maar het is wel gebeurd! Bewonderenswaardig hoe een hele sector zich zo snel aanpast aan de gewijzigde omstandigheden.
Benoem welke bijzondere resultaten uw teams hebben bereikt. Op individueel niveau: door complimenten te geven. Én in bredere zin. Laat dergelijke hoogtepunten dus ook weten aan de ouders en de leerlingen. Hiermee stimuleer je de gezamenlijke trots. Gebruik bestaande kanalen als digitale nieuwsbrief, website en sociale media om deze mijlpalen te delen met een grotere groep.

7. Houd rekening met elkaar

De gezondheidscrisis vraagt wat van ons allemaal. Maar niet in gelijke mate. Gezondheidsproblemen in de directe omgeving, de combinatie van een gezin met jonge kinderen en werk, zelf ziek worden… De ene collega heeft meer te verstouwen dan de andere. Bovendien is de een ook wat stressbestendiger dan de ander. Houd hier rekening mee door in de communicatie begrip te tonen en verschil te durven maken. De school draaiende houden is een teaminspanning waar collega’s naar vermogen aan bijdragen. Waardeer inzet, niet alleen resultaat.

Door oprecht, empathisch, duidelijk en consequent te communiceren bouw je vertrouwen op. Dat wordt niet alleen nu gewaardeerd, maar zeker ook in de periode na corona!

Interesse om door te praten?

Wij zijn nieuwsgierig hoe u in deze fase invulling geeft aan de communicatie met team, ouders en de leerlingen. Deel met ons uw ervaringen. Niet alleen de positieve, maar ook de lastige. Wilt u met ons sparren hoe u uw communicatie kunt verbeteren, laat het ons weten. Wij helpen graag!