Deelnemers over de Leergang procesvaardigheden bij verandering

‘We hebben geleerd hoe je vastlopende processen weer vlot kunt trekken’

De Leergang procesvaardigheden is gericht op schoolleiders die effectiever willen leidinggeven aan verandering. De deelnemers breiden hun handelingsrepertoire uit en onderzoeken en ontwikkelen hun eigen grondhouding. “Ik heb vooral geleerd om meer vanuit rust te acteren, in plaats vanuit actie, en zo toch het proces in werking te krijgen.”

Volgens docent Aart Goedhart gaat de leergang in essentie over de vraag wat er precies aan de hand is als een verandering niet goed gaat of niet van de grond komt. “En je krijgt je vinger er niet achter waardoor dat komt. Het heeft meestal niet een inhoudelijke oorzaak of een praktische. Nee, de onzekerheden en onduidelijkheden zitten vaak veel meer op het procesniveau. In de proceskunde doen we dan twee dingen. Allereerst proberen we het proces beter te bekijken en beluisteren. Welke signalen worden bijvoorbeeld wel gegeven, maar misschien niet ontvangen? En de tweede vraag is: wat kan ik dan doen, waar gaan mijn interventies over?”

Bewust luisteren

Wilma Salzmann, interim-schooldirecteur en -bestuursondersteuner, wilde met haar deelname vooral scherp krijgen wat luisteren met aandacht is. “Als leidinggevende ben je de hele dag met communicatie bezig. Daarbij spelen vaak allerlei aannames. Aannames die weer gebaseerd zijn op oordelen, vooroordelen, meningen en interpretaties. In de opleiding zijn we heel erg gestimuleerd om ons bewust te zijn van die aannames en om bewust te leren luisteren. Door dit bewustzijn te ontwikkelen, kun je als leidinggevende veel meer waardenvrij blijven. En dat zorgt er weer voor dat je effectiever kunt communiceren.”

Verwarring

Goed leren luisteren speelt volgens Salzmann ook een belangrijke rol bij het goed inspelen op vragen. “Iemand kan een vraag stellen, maar hij of zij zoekt eigenlijk bevestiging of wil dat jij iets doet. Als jij dit niet goed interpreteert, kan verwarring of irritatie ontstaan. Daarom is het van belang dat je screent wat de achtergrond van een vraag is, en probeert te achterhalen vanuit welke context deze wordt gesteld. Is er bijvoorbeeld sprake van boosheid, teleurstelling of bezorgdheid? Als je dit weet, kun je – ook in complexere gesprekken – beter inspelen op die vragen en voorkomen dat je te veel in de emotie belandt. Zo hou je het gesprek gaande en kun je samen verder komen.”

Stil staan

“Ik ben van nature vooral gericht op actie”, zegt deelnemer Mellani Miedema, directeur-bestuurder van SBO De Vogelhorst in Barneveld. “Ik wil graag vooruitgang boeken, aan oplossingen werken. Tijdens deze opleiding heb ik geleerd dat het soms juist goed is om langer bij de dingen stil te staan. Eigenlijk word je je pas echt bewust van een proces als iets stagneert. Wat gebeurt er dan precies? Welke verwachtingen, aannames en interpretaties spelen een rol? Is er sprake van conflicterende belangen? Door daar bewust bij stil te staan, ben je vervolgens beter in staat om de boel weer in beweging te brengen. En rust kan ook helpen om beter te reflecteren op je eigen handelen.”

Stroperig

Miedema had met haar deelname aan de leergang een duidelijk doel voor ogen. “Ik wilde weten hoe het kan dat sommige processen soepel verlopen en andere juist stroperig. Hoe wordt dat bepaald en wat is mijn rol daarin? Ook wilde ik graag procesgericht leren kijken in plaats van oplossingsgericht, wat meer mijn natuurlijke houding is. En ik wilde mijn handelingsrepertoire uitbreiden. Hoe kan ik veranderprocessen beter begeleiden, hoe ga ik met weerstand om en wat kan ik doen als er bijvoorbeeld conflicten ontstaan? En gelukkig is dat allemaal aan de orde geweest.”

Mentaal ontslag

Weerstand is een belangrijk thema in de leergang. Goedhart: “Onze stelling, vanuit de proceskunde, is dat weerstand meestal ontstaat door botsende ideaalbeelden. We hebben allemaal een ideaalbeeld over hoe je verandering in gang zet. Als daar geen overeenstemming over bestaat, en dat is vaak het geval, dan ontstaat weerstand, of soms zelfs conflict. Dat kan ertoe leiden dat mensen ‘ondergronds gaan’, of mentaal ontslag nemen, zoals ik het wel noem. Ze zeggen ‘ja’, maar ze doen ‘nee’. Hoe je ontdekt waar de weerstand precies zit en hoe je ermee omgaat? Dat is nou exact wat we de deelnemers in die vijf bijeenkomsten leren. We maken ze kundig in processen van verandering.”

Andere taal

En dat is gelukt, aldus Mellani Miedema, die aangeeft vooral haar handelingsrepertoire in veranderprocessen te hebben uitgebreid. “We hebben geleerd welke interventies je kunt inzetten om vastlopende processen weer vlot te trekken. Soms kan het bijvoorbeeld helpen om andere taal aan dingen te geven. Of om niet alleen jezelf verantwoordelijk te voelen, maar juist de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid te benadrukken.”

Ontregelen

Volgens docent Goedhart zijn er grofweg vier typen interventies die je kunt inzetten als een veranderingsproces niet goed loopt. “In samenwerkingen zijn heel veel regels impliciet. Een voorbeeld: besluitvorming vindt altijd plaats in harmonie. Een interventie kan zijn dat je bewust buiten die regel treedt. Ontregelen dus, wat betekent dat je een bestaande regel even aanpast. Niet door het maken van een afspraak, maar door het tonen van ander gedrag. Verder zijn veranderdoelstellingen vaak heel abstract geformuleerd. Bijvoorbeeld ‘een hogere leerlingtevredenheid’, met hogere gemiddelde scores. Een interventie is dat je dingen formuleert naar mensen toe. Wat betekent ‘tevreden leerlingen’ voor ieder individu, hoe ziet dat eruit? Dat noemen we humaniseren; je maakt het tot iets waar mensen persoonlijk een verbinding mee kunnen maken.”

Experiment

“Verder werken we veel met perspectiefwisselingen. Kun je interveniëren op een niveau dat mensen anders gaan kijken en daarmee anders gaan denken? Iemand die weerstand vertoont, kan bijvoorbeeld in een houding worden gebracht dat hij die weerstand productief maakt. Tot slot: heel veel inspanningen op scholen zijn erop gericht dingen te laten lukken. Dat is heel begrijpelijk, maar in veranderprocessen kan het soms helpen als je niet de claim op succes voorop zet, maar de mogelijkheid tot experiment. Dus kun je een verandering experimenterend bereiken in plaats van doelgericht? Als je een doel stelt en dat wordt niet gehaald, dan is iets mislukt. Een experiment brengt je verder en geeft je informatie over wat goed gaat en niet.”

Ruimte bieden

Zowel Salzmann als Miedema zijn enthousiast over de leergang. De laatste roemt vooral de opbouw. “In elke bijeenkomst grepen we weer even terug op de vorige: wat was de lijn, waar waren we ook alweer gestopt? Steeds was er aandacht voor het proces, het proces dat stagneert, je eigen aannames, tot aan: welke interventies zet je nu in en welke zou je kunnen inzetten? En ben je dan vooral iemand die ruimte biedt, of iemand die juist heel erg op het stappenplan zit en tot resultaat wil komen?” Wilma Salzmann: “Ik ben heel positief over de leergang. Het heeft me veel gebracht. Het boek dat we gekregen hebben, is ook fijn. Om nog wat dieper op de materie in te gaan en om dingen terug te kunnen zoeken; dat vind ik echt een meerwaarde.”

Rugzak

Terugkijkend zouden zowel Salzmann als Miedema de leergang aanbevelen aan een collega. “Zeker aan iemand die dieper op processen wil ingaan en ingewikkelde situaties wil leren doorgronden”, zegt Salzmann. “Ik vind eigenlijk dat de manier van denken en kijken die wordt aangereikt standaard in de rugzak van een interimmer zou moeten zitten. Het is echt van toegevoegde waarde als je op deze manier in gesprekken kunt staan.” Volgens Miedema is de leergang met name een aanrader voor schoolleiders die veel met veranderingen te maken hebben en daarbij geregeld tegen grenzen aanlopen. “Maar je moet je wel realiseren dat het niet alleen om kennis draait. Je moet echt bereid zijn om te reflecteren op processen en jouw rol daarin.”

Geïnteresseerd?

De volgende editie van de Leergang procesvaardigheden vindt plaats vanaf 14 september 2022. Ga voor meer informatie en inschrijving naar deze pagina. De B&T academie biedt de leergang ook incompany aan.