Een enerverende en speciale periode, ondanks de enorme impact

De ervaringen van een interim-manager in het voortgezet onderwijs

Ingeborg Janssen Reinen is (via B&T) interim regiodirecteur / transitiemanager bij LVO (St Limburgs Voortgezet Onderwijs), een bestuur waaronder 23 middelbare scholen vallen.

Wat is precies je rol bij LVO?

“Ik heb eigenlijk op dit moment twee verschillende rollen bij LVO. Ik ben begonnen als regiodirecteur / transitiemanager om negen scholen te begeleiden bij de overgang naar een nieuwe inrichting van de organisatie. Doel van deze organisatorische aanpassing is om LVO efficiënter en slagvaardiger te maken. In de nieuwe situatie werken de scholen direct samen met het College van Bestuur. Een ‘tussenlaag’ van 6 clusters met centrale directies is weggehaald. Daarnaast ben ik vanaf eind februari tijdelijk ook locatiedirecteur op twee scholen: de locatiedirecteur van deze scholen ging met pensioen terwijl er nog geen nieuwe directeur was. Dus vul ik die rol nu in. Twee uitdagende rollen in een dynamische omgeving, dat past prima bij mij!”

Wat hebben jij en je collega’s gedaan na het uitbreken van de coronacrisis?

“Vanaf half maart wordt het reguliere onderwijs op onze scholen anders ingevuld. Dit betekende dat we in no time met man en macht over moesten stappen op onderwijs op afstand. Dit was best wel een pittige periode omdat er nog veel onduidelijk was. Zo leken in eerste instantie de schoolexamens door te kunnen gaan. Na een dag -waarop we ons hier  snel op hadden ingesteld- begrepen we dat de examens toch geen doorgang zouden vinden. Ik ben aangenaam verrast door de voortvarendheid waarmee de invoering van het onderwijs ‘op afstand’ binnen LVO is opgepakt. In mijn beleving was de VO-sector in z’n algemeenheid veel minder ver met het gebruik van ICT dan andere onderwijssectoren. Toch is het snel gegaan. Wij werken nu veel met Microsoft Teams.

Wat geholpen heeft is dat vrijwel iedereen zich realiseerde dat dit langer zou kunnen gaan duren. Er was dus geen andere keuze. In het begin ging iedereen met de beste bedoelingen van start. Alleen ontstond daardoor het effect dat leerlingen zoveel opdrachten van alle verschillende docenten kregen dat ze door de bomen het bos niet meer zagen. Dat hebben we besproken en is nu veel meer in balans. Om te voorkomen dat sommige docenten te veel hooi op hun vork namen, heb ik ze geadviseerd om bij je leerlingen aan te geven wanneer je wel en niet bereikbaar bent.”

Hebben jullie al de stap gezet ‘van reflex naar reflectie’?

“Op dit moment merk je dat iedereen binnen de organisatie -begrijpelijkerwijs- nog sterk de focus heeft liggen op de praktische kanten van het onderwijs op afstand en de beoogde heropening van de school per 2 juni. Daardoor is er nog weinig ruimte om naar de langere termijn te kijken. Nu liggen er vragen op tafel als ‘hoe worden de overgangsnormen’ en ‘hoe ziet de start van het nieuwe schooljaar eruit, kunnen er introductie-activiteiten zijn, kan het schoolkamp doorgaan?’

Ondanks het feit dat er nu nog weinig mentale ruimte is, denk ik wel dat het belangrijk is dat we snel bij alle betrokkenen naar boven halen wat de goede kanten zijn van de huidige periode. Anders lopen we het risico dat positieve resultaten snel weer wegebben. Je merkt nu bijvoorbeeld dat zaken gemakkelijker worden gedeeld, deze kennisdeling moeten we vasthouden.”

Hoe hebben jullie de communicatie met ouders en leerlingen ingevuld?

“De communicatie vanuit LVO is zeer professioneel opgepakt. Zo wordt er elke week een nieuwsbrief verstuurd met de actuele ontwikkelingen, ook na elke persconferentie van het kabinet. Ook worden modelbrieven gedeeld die gebruikt kunnen worden voor de communicatie met leerlingen (en hun ouders). Daarnaast wordt er veel gecommuniceerd via onze sociale mediakanalen. Een ander mooi initiatief dat ik nog wil noemen: vanuit de ouderraad van een school kwam het voorstel om vlak voor de meivakantie alle leerlingen een kaartje te sturen om ze hiermee een hart onder de riem te steken.”

Wat is je persoonlijke ervaring als interim-manager in deze periode?

“Ik vind het een enerverende periode die ondanks de enorme impact ook iets speciaals heeft. Je kunt én moet snel schakelen. Er is steeds weer een nieuwe uitdaging. Iets dat mij als persoon en interim-manager sterk aanspreekt. Op dit moment ligt -als gevolg van de huidige situatie- het zwaartepunt van mijn twee rollen wat meer bij die van locatiedirecteur. Dit omdat er veel geregeld moet worden en ik hierbij ondersteunend ben aan de sectordirecteuren en teamleiders. Zo probeer ik ze continu te prikkelen om ook te kijken naar de middellange termijn. Mijn taak als regiodirecteur/transitiemanager vervul ik nu iets meer als sparring partner op afstand. Dat kan gelukkig ook omdat er al veel werk is verzet voordat we getroffen werden door de coronacrisis.

Een leuke reactie die ik pas kreeg was ‘je zet iets nieuws in werking; waarom blijf je niet?’. Maar ja, dat is het lot -en ook de rol- van de interimmer. Je hoopt wat in beweging te zetten en dit zodanig in de organisatie te verankeren dat je daarna zelf weer verder kunt!”