Een goed online gesprek over onderwijs? Het kan!
Zo organiseert u een succesvolle online bijeenkomst
Samen brainstormen over de (toekomst)visie van de school? De dialoog aangaan over het nieuwe schoolplan? Heel belangrijk, misschien nu zelfs meer dan ooit, maar met de strenge RIVM-voorschriften niet eenvoudig te organiseren. Gelukkig zijn er steeds meer goede (deels) online alternatieven voor de ‘ouderwetse’ fysieke bijeenkomsten. Vier tips voor een succesvolle online ontmoeting.
1. Bereid je goed voor
Een succesvolle online sessie vraagt om een uitgedachte planning en duidelijke doelstellingen vooraf. Omdat je minder makkelijk kunt ‘ingrijpen’ en minder zicht hebt op wat er in een ruimte of bij deelnemers gebeurt, is deze voorbereiding nog belangrijker dan normaal. Denk vooraf ook goed na over de opzet van de dag of de bijeenkomst. Bij een online bijeenkomst zijn er, naast de inhoudelijke, ook veel technische zaken waar je rekening mee moet houden. Zorg daarom voor goede en voldoende technische ondersteuning.
2. Kies de juiste werkvormen en wissel af
Net als bij fysieke bijeenkomsten is het belangrijk om helder te hebben wat er wordt besproken, werkvormen te bedenken waarmee deelnemers worden uitgedaagd te reageren en een omgeving te creëren waarin medewerkers ideeën kunnen delen. Bedenk ook wanneer je in groepjes (break-out rooms) uiteen wilt gaan en hoe je informatie wilt delen in de hele groep. Zorg verder voor voldoende variatie in werkvormen. Niet als doel op zich, maar als middel om de betrokkenheid bij het inhoudelijke thema te vergroten. Je kunt je collega’s bijvoorbeeld tijdens een (korte) wandeling telefonisch ervaringen met elkaar laten uitwisselen. Of laat ze hun persoonlijke visie op een thema vastleggen in een tekening. Afwisseling en een zekere luchtigheid zijn bij online bijeenkomsten belangrijker dan bij de fysieke tegenhanger. Zet energizers in als ‘petje op, petje af’, of laat deelnemers bijvoorbeeld een voorwerp dat iets voor hen symboliseert pakken in de ruimte waar ze zijn. En verander de samenstelling van de subgroepen geregeld, zodat men eerder tot nieuwe inzichten komt. Voor een effectieve online sessie raden we aan om subgroepen uit maximaal 5 deelnemers te laten bestaan. Deze groepsgrootte draagt bij aan een goed gesprek.
3. Bepaal vooraf hoe je de opbrengsten wilt vastleggen
Een online prikbord met notitieblaadjes – zoals de app Padlet biedt – helpt om ideeën op te halen en informatie te verzamelen. Vragen of stellingen kun je voorafgaand aan de bijeenkomst klaarzetten in de app. Zo breng je structuur aan en komen de juiste thema’s aan bod. Zorg wel dat je je beperkt tot de vragen die echt noodzakelijk zijn. Iedereen kan vervolgens vanaf zijn eigen plek (of vanuit de kleine groepjes) opmerkingen plaatsen en op de vragen of stellingen reageren. Deelnemers zien de antwoorden van anderen. Aan het einde van de sessie kun je de input eenvoudig exporteren naar een Excel- of pdf-bestand om op een later moment verder te gaan met de opbrengsten. Padlet biedt de functie ‘duim omhoog’ of ‘duim omlaag’, om snel een beeld te vormen hoe ideeën of acties worden beoordeeld.
Een ander online hulpmiddel is een virtueel whiteboard, bijvoorbeeld de whiteboard-app van Microsoft, die ook in Teams in te zetten is. Het voordeel van whiteboard-applicaties is dat alle teamleden hun (creatieve) bijdrage kunnen leveren: schrijven, tekenen, en afbeeldingen of suggesties toevoegen.
4. Overweeg de combinatie van online en offline
Een tussenvorm is de hybride sessie, waarbij deels fysiek en deels online wordt gewerkt. Het team wordt dan fysiek verdeeld over een aantal ruimtes. Vervolgens logt iedere groep in om de gezamenlijke start van de bijeenkomst (bijvoorbeeld via Teams) te volgen. Tijdens die start is het van belang om bewust stil te staan bij het doel van de bijeenkomst. Zo zorg je ervoor dat iedereen daadwerkelijk aan de slag gaat met het thema dat centraal staat. Na de gezamenlijke aftrap kunnen de groepjes verschillende onderdelen uitwerken en hun ideeën en gedachten online delen. Er zijn dus gezamenlijke online momenten voor de hele groep en online of offline momenten voor kleinere groepjes. De combinatie van online en offline en het werken in kleine groepen dragen bij aan de betrokkenheid en maken het makkelijker om als individu deel te nemen aan het gesprek.
Inspiratie en advies
Wilt u sparren over de aanpak van een online sessie met uw team? Of bent u geïnteresseerd in hoe wij online bijeenkomsten rondom bijvoorbeeld de totstandkoming van een schoolplan vormgeven? Neem gerust contact op met Anouk Hendriks of Mark Ackermans. Wij zijn u graag van dienst!