Elde College houdt koers met helder strategisch plan

Poster met ambities is succesvol als praatplaat

Met een compact strategisch beleidsplan en een poster met vijf ambities vaart het Elde College de afgelopen jaren een heldere koers, ondanks de demografische krimp. Het voorlopige resultaat: iedereen in de school werkt aan dezelfde doelen, én de beoordeling ‘goed’ van de inspectie.

Het huidige strategisch plan had een lange aanloop, vertelt Michel Dankers, voorzitter college van bestuur van het Elde College in Schijndel, een brede scholengemeenschap van praktijkonderwijs tot vwo. “We kwamen uit een periode van enorme groei, van 2.000 naar 2.700 leerlingen. De onderwijskwaliteit bleef in die tijd altijd voldoende, maar een aantal ondersteunende zaken als huisvesting, facilitair en financiën kwamen onder de basiskwaliteit. Het strategisch beleidsplan waar we voorheen mee werkten, was dan ook sterk gericht op het op orde krijgen van die basiskwaliteit.” Het op orde houden van de onderwijskwaliteit was ook belangrijk, vooral vanwege het feit dat het Elde College toen al een forse demografische krimp zag aankomen: “We krimpen in vijf à zes jaar maar liefst 35 procent en gaan terug naar zo’n 1.700 à 1.800 leerlingen.”

Onderwijsontwikkeling

Toen de basiskwaliteit op orde was en de school bij vrijwel alle doelen weer ver boven de norm zat, werd het tijd voor de volgende stap. Zowel de schoolleiders als Dankers wilden dat het nieuwe strategisch beleidsplan inspirerend zou zijn voor alle betrokkenen. Het moest, naast het op orde houden van de basiskwaliteit, vooral gericht zijn op het verder verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs.

“We wilden een strategisch beleidsplan waarin enerzijds de basiskwaliteit geborgd zou zijn in tijden van krimp, maar waarin tegelijkertijd een beperkt aantal eigen strategische ambities zouden staan met betrekking tot de ontwikkeling van ons onderwijs. Het moest inspirerend zijn, maar ook kort en krachtig. We wilden een ‘praatplaat’ die we zouden kunnen gebruiken als een intern en extern communicatiemiddel, en tevens als een sterk fundament voor verdere doorvertaling in de rest van de organisatie, naar de teams, de vaksecties en zelfs naar persoonlijke ontwikkelingsplannen. Het moest ambitieus én uitvoerbaar zijn, en te monitoren en bij te sturen in de PDCA-cyclus.”

Kaders stellen

Een van de sectordirecteuren van het Elde College en de medewerker kwaliteitszorg kenden Tijmen Bolk van B&T, en stelden voor om B&T te vragen voor begeleiding, vertelt Dankers: “We kozen ervoor om het plan zélf te gaan ontwikkelen, waarbij we uitgingen van onze sterke punten. Wij kennen de regio en de samenleving waarin het Elde College staat, het beste. Samen met de mensen om ons heen kunnen we prima verwoorden wat we belangrijk vinden. Een externe partij was nodig om het proces te begeleiden en om kaders te stellen, zodat het resultaat aan de criteria zou voldoen die we hadden benoemd.” Dankers vertelt dat Tijmen Bolk goed begreep wat het Elde College wilde bereiken met het strategisch beleidsplan zelf en ook met het proces waarmee dit plan tot stand zou komen. “Hij kwam met een aantal passende ideeën om het proces in te richten en bood ook verschillende alternatieven. Vrij snel gingen we daarna, eind 2016, van start.”

Bottom-up

Vlak voor de zomer van 2017 was het plan gereed. Dankers: “We zijn bottom-up begonnen. Via een online tool konden al onze medewerkers aangeven wat ze de sterke punten vonden van het Elde College en wat ze als de belangrijkste ontwikkelingen zagen voor de komende jaren. Daar kwam een top-5 uit, die we weer met iedereen hebben gedeeld en besproken op een eendaagse conferentie. De contouren van het beleidsplan waren daarmee toen al zichtbaar.”

Het Elde College herhaalde dit met allerlei andere belanghebbenden, zoals leerlingen, ouders, basisscholen, mbo, hbo, gemeente en jeugdzorg. In kleine groepen werd met deze input vervolgens verder gewerkt. “We wilden een beperkt aantal ambities formuleren om te voorkomen dat we met te veel tegelijkertijd bezig zouden gaan. We zijn dus gaan clusteren. Na elke stap hebben we intern gecheckt of we nog op de goede weg zaten.” Gedurende het hele proces hield Dankers de MR en de raad van toezicht op de hoogte van de stappen die werden gezet.

Gezamenlijk plan

Op dat moment besloten de verschillende afdelingen van het Elde College ook om een gezamenlijk onderwijsplan te maken. “Voorheen maakten zij los van elkaar beleidsplannen”, aldus Dankers, “die ook niet noodzakelijkerwijs volledig overlapten met het strategisch beleidsplan. De directeuren gaven nu aan dat ze één plan wilden, afgeleid van het strategisch beleidsplan, waarin de ambities concreet worden gemaakt voor de diverse afdelingen.” Omdat er tijd nodig was om dat onderwijsplan te schrijven, werd het nieuwe strategisch beleidsplan geschreven voor vijf jaar in plaats van vier.

Dankers is met name erg gelukkig met het feit dat het plan geldt voor de volle breedte van de school, van praktijkonderwijs tot aan tweetalig vwo en inclusief de ondersteunende diensten. “Het sluit bovendien uitstekend aan bij onze vijfde strategische ambitie: interne en externe samenwerking. Nog voordat het beleidsplan klaar was, was dit al het eerste goede voorbeeld daarvan. Er is over sectoren heen samengewerkt en goed gekeken naar hoe we beter gebruik kunnen maken van elkaars expertise, faciliteiten en ervaringen. Zo is het praktijkonderwijs op diverse punten een voorbeeld geweest voor de sector havo-vwo en was de havo weer een voorbeeld voor het vmbo.”

Praatplaat

Eigenlijk wilde Dankers het strategisch beleidsplan op een A4 opschrijven, vertelt hij. “Dat is niet gelukt. We moeten ook aan wet- en regelgeving voldoen, waardoor het plan toch zo’n twintig pagina’s werd. Het is nog steeds kort en krachtig en goed te lezen, maar het is geen communicatiemiddel. We wilden daarom ook nog een echte praatplaat waarop iedereen kan zien waar we staan, wat onze sterke punten zijn en welke ambities we hebben.”

Tijmen Bolk van B&T adviseerde een zogenaamde strategieposter te maken. Dankers: “Dat is een nog groter succes geworden dan verwacht. Zodra het beleidsplan en de poster af waren, hebben we de poster overal in de school opgehangen. Het helpt iedereen om de focus te blijven houden op de vijf strategische ambities.”

Intern en extern

De poster wordt zowel intern als extern gebruikt en het Elde College heeft verschillende formaten van de poster. “Het grootste formaat hangt ook in mijn kantoor. Ik sta regelmatig met directeuren en teamleiders rond die poster. Zijn we nog steeds aan onze ambities aan het werk of zijn we alweer met andere dingen bezig?” Ook in gesprekken met externe partners als de gemeente of het bedrijfsleven ondersteunt de poster: “Er staat helder op waar we aan werken en het is met de poster gemakkelijker om te praten over hoe we elkaar kunnen versterken.” Hij heeft de ingelijste poster ook cadeau gegeven aan externen als een soort relatiegeschenk. “Het is een mooie poster, dus dat kan heel goed.” In en rondom het Elde College kent inmiddels iedereen de vijf strategische ambities, durft Dankers wel te beweren. “De poster is daarbij erg behulpzaam geweest, tot op de dag van vandaag.”

Goede beoordeling

Het Elde College verwachtte aan het einde van de periode 2017-2022, de looptijd van het huidige strategisch beleidsplan, de waardering ‘goed’ van de inspectie te krijgen. Dankers: “Dat was niet ons doel, maar we hebben wel uitgesproken dat dat een logisch gevolg zou zijn van onze ambities. De inspectie kwam echter een jaar geleden al langs, in het voorjaar van 2019. We hebben toen besloten om meteen al voor de waardering ‘goed’ te gaan, omdat we onze basiskwaliteit ruimschoots op orde hadden en op een groot aantal ambities al op overtuigende wijze konden aantonen wat we al hadden gerealiseerd en waar we naar toe op weg zijn. De inspectie heeft inderdaad de waardering ‘goed’ gegeven. Ze waren erg onder de indruk van de doorvertaling van het strategisch beleidsplan naar alle niveaus in de school en naar elke locatie en afdeling. Onze ambities zijn overal bekend, terwijl er toch voldoende ruimte overblijft voor verscheidenheid in de uitwerking.”

Het vervolg

De gunstige beoordeling van de inspectie was meer dan hij op dat moment had verwacht, vertelt Dankers: “Ik ben, samen met de schoolleiding, heel trots op de feedback en het inspectierapport. In korte tijd hebben we al veel kunnen realiseren van het strategisch beleidsplan, hoewel we midden in de demografische krimp zitten, en hebben we de kwaliteit van ons onderwijs nog verder kunnen verbeteren.”

En wat zijn de plannen van Dankers nu? Het strategisch plan is immers pas halverwege. “We hebben al mooie resultaten bereikt, maar we zijn nog niet waar we willen zijn in 2022. Daarom zijn we onlangs met de gehele schoolleiding en staf een dag weggeweest en hebben toen de zelfevaluaties die we hadden gedaan voor het inspectiebezoek, voor elke afdeling opnieuw uitgevoerd en geactualiseerd. De bevindingen daarvan vertalen we nu weer naar de sectie-, team- en jaarplannen.”

Samenwerking

“Vanaf het eerste gesprek met B&T was duidelijk dat we op één lijn zaten en dat we elkaar heel snel begrepen”, blikt Dankers terug op de samenwerking met B&T. “Tijdens het proces is dat zo gebleven. Het verliep allemaal heel open en transparant en iedereen op school heeft het goed kunnen volgen. Ons strategisch beleidsplan voldoet volledig aan de criteria die we van tevoren hebben vastgesteld. En uiteindelijk hebben we ook nog de poster gemaakt, die ons in staat stelt om onze ambities naar binnen en naar buiten helder te verwoorden en continu de focus hierop te behouden.”

Dankers benadrukt dat de school gedurende het hele traject steeds in de lead is geweest: “We wilden zelf de verantwoordelijkheid nemen voor de inhoud en de uitvoering. Dat is goed gelukt, het is echt van ons.”