‘Het voeren van het goede gesprek wilden we in het DNA krijgen’

CKC Drenthe traint 45 directeuren in gespreksvoering

‘Het goede gesprek daadwerkelijk voeren. Dat was voor ons echt belangrijk.’ Aan het woord is Roos Bakx, Kwartiermaker Ondersteuningsbureau van CKC Drenthe. Ze refereert aan een traject voor gespreksvoering voor 45 directeuren dat B&T afgelopen schooljaar verzorgde.

De afgelopen twee jaar begeleidde Roos Bakx samen met de medewerkers van het Ondersteuningsbureau de professionalisering van CKC Drenthe, een organisatie met 31 kindcentra voor christelijk basisonderwijs en kinderopvang.

“Dat ging zowel over de structuur van de organisatie, als over het beleid, de processen en de mensen die er werken. CKC Drenthe is in transitie; het bestuur wil de organisatie klaarstomen voor de uitdagingen van de toekomst.”

Persoonlijk leiderschap

De vraag aan B&T in het najaar van 2023 was breed. “We wilden dat de directeuren ‘het goede gesprek’ met medewerkers zouden gaan voeren. In alle facetten. De training moest dus gaan over persoonlijk leiderschap, over hoe je altijd jezelf meeneemt in een gesprek, over unconscious bias en over gelijkwaardige, oprechte gesprekken. Maar er moest ook aandacht zijn voor praktische vaardigheden, zoals oefenen met luisteren, samenvatten en doorvragen.”

“Doen, doen, doen. Dat was voor ons echt belangrijk”, gaat Roos verder. “Geen formatje uitdelen en dan weer terug naar wat je altijd al deed. In plaats daarvan wilden we oefenen met acteurs en heel veel situaties van de werkvloer nabootsen. Het voeren van het ware gesprek wilden we echt in het DNA van de directeuren krijgen.”

Vertrouwen

Het eerste gesprek met Esther Uitman van B&T gaf meteen vertrouwen: “Ik werd enthousiast van de energie van Esther. Ze kan aan- en doorpakken. Ze luisterde goed naar ons, stelde de juiste vragen en vertaalde dat naar voorbeelden van de dingen die B&T zou kunnen doen.”

De opzet van het programma, twee keer één dag gevolgd door werksessies, maakten B&T en de HR-afdeling van CKC Drenthe samen. “Dat was eigenlijk zo gebeurd. We maakten het niet moeilijker dan het is: wat heb je nodig en wat is haalbaar in de tijd. Samen waren we er snel uit wat we plenair wilden doen, wat individueel en wat samen met acteurs.”

Concrete opdracht

In november was de eerste plenaire dag, gevolgd door de eerste werksessie. In de plenaire sessie werd de theorie rond gespreksvoering opgefrist door Esther, samen met collega B&T-adviseur Loes Peterse. “Na die eerste dag gingen deelnemers weg met een concrete opdracht om iets te oefenen wat ze lastig vonden bij het voeren van gesprekken. En dat namen de deelnemers weer mee naar de werksessies die volgden. In de eerste werksessie deelden we de groep in tweeën en gingen deelnemers met hun eigen casus oefenen met trainingsacteurs. De inzichten die ze hadden opgedaan in hun eigen praktijk in de weken ervoor konden ze toen direct toepassen.”

Snel naar de kern

De deelnemers waren meteen enthousiast. “Ze merkten al snel dat het hen direct iets opleverde in hun werk. De confrontatie met hun eigen handelen en het spiegelen van de acteurs brachten deelnemers naar de kern van wat ze wilden leren. Het ging echt ergens over. Sommige mensen vonden dat ook lastig, want alleen een dagje theorie tot je nemen en dan overgaan tot de orde van de dag is makkelijker. Maar op die manier krijg je het voeren van echte gesprekken natuurlijk niet in het DNA. Je leert alleen als je daadwerkelijk met het aangereikte aan de slag gaat.”

Roos zag veel deelnemers worstelen met gesprekken waarbij ze op weerstand van medewerkers stuiten. “Die gesprekken werden het meest geoefend. Hoe maak je echt verbinding als iemand heel boos of verdrietig is? Vaak wilden deelnemers te snel een oplossing bieden, maar daar gaat het eigenlijk nooit om. Het gaat erom dat je het met elkaar kunt hebben over moeilijke dingen, dat die dingen er ook mogen zijn. Medewerkers zien en oog hebben voor elkaar, daar begint vertrouwen en verbinding. Van daaruit kun je samen toewerken naar passende oplossingen.”

Jezelf meenemen

In april volgde een tweede dag voor alle deelnemers. Ook daarna volgde een werksessie met verdiepende workshops, deze keer met als thema ‘gespreksvoering in het licht van verzuimpreventie’. Roos: “Die laatste dag zijn we, mede op mijn verzoek, nog meer ingegaan op hoe je jezelf meeneemt in de gesprekken die je voert. Welke projecties heb je en hoe beïnvloeden die hoe je de ander verstaat? Wanneer observeer je en wanneer interpreteer je? Het waren zwaardere gesprekken, waarin we nog meer tot de kern kwamen.”

Esther en Loes creëerden daarvoor een veilige omgeving, benadrukt Roos. “Dat is essentieel bij een training als deze. Ze benoemden letterlijk aan het begin dat wat je zelf niet wilt ervaren, je een ander ook niet moet laten voelen.”

Herhaling

Een van de dingen die CKC Drenthe hoopt te bereiken met de gesprekstrainingen is het terugdringen van het verzuim in de organisatie, vertelt Roos: “Ik geloof er heilig in dat mensen uiteindelijk op de goede plek terechtkomen als je met elkaar de goede gesprekken voert, of dat nu bij het koffiezetapparaat is of in de gesprekscyclus. Niet omdat je dat als leidinggevende forceert, maar omdat mensen zelf gaan nadenken en regie gaan pakken over de koers die ze uit te zetten hebben.”

Het traject voor gespreksvoering is inmiddels afgerond, maar het is wat Roos betreft nog niet klaar. “Het was heel waardevol, maar herhalen is essentieel om deze wijze van elkaar zien en spreken in het DNA te krijgen. En dan ga ik zeker weer met B&T om de tafel zitten.”

Nieuwsgierig?

B&T organiseert regelmatig proeverijen gespreksvoering voor scholen en besturen. Neem contact op om de mogelijkheden met ons te bespreken.

Esther Uitman en Loes Peterse werden bij dit traject ondersteund door B&T-adviseurs Eline Verbeek en Gijs Bouwer.