‘Ik ben echt van de school en de mensen gaan houden’
Frank Kraus was van september 2023 tot aan de kerstvakantie bij het Udens College actief als interim-manager bedrijfsvoering. Hij rondde de opdracht volgens plan en naar volle tevredenheid van directeur Miel Smits af.
Er lag een duidelijke en omvangrijke opdracht voor Frank in Uden, vertelt Miel Smits van het Udens College. “Er waren meerdere dingen niet op orde in de bedrijfsvoering. Daardoor waren docenten te veel bezig met regelzaken en niet met hun kerntaken: het geven van goed onderwijs en het begeleiden van leerlingen.” Daar kwam bij dat veel OOP’ers zich niet gehoord en gezien voelden. “We benutten hun expertise daardoor ook onvoldoende.”
Bewuste keus
Aan het einde van het schooljaar werd daarom op het Udens College besloten de functie manager bedrijfsvoering te creëren. Miel vertelt: “Kort gezegd moest die ervoor zorgen dat het OOP een geoliede machine zou worden die het primaire proces ondersteunt. En dat er een positieve cultuur bij het OOP zou komen, met mensen die zich verbonden voelen met het primaire proces.”
De school koos bewust voor een interimmer voor de eerste maanden van het nieuwe schooljaar. “We maakten een nieuwe functie en dat kan lastig zijn. Hoe verhoud je je tot de afdelingsdirecteuren? Wie doet wat precies? En ook de OOP’ers zouden moeten wennen aan een manager bedrijfsvoering. We wilden daarom iemand met daadkracht die snel die positie zou kunnen neerzetten.”
Vliegende start
Al voor de zomervakantie kwam het Udens College via via uit bij Frank Kraus en B&T. Frank werkte zijn hele leven in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs in verschillende functies, waaronder die van directeur en schoolleider. Miel en Frank maakten in juli kennis en er was direct een klik, vertelt Frank: “Het voelde meteen heel goed. Binnen tien minuten hadden we een open gesprek. De avond ervoor had Miel me een hele set documenten gestuurd die ik goed had bekeken. Toen ik mijn analyse van het probleem deelde, bleek dat we op één lijn zaten.”
“Ik merkte meteen dat Frank snel kon schakelen en dat hij de context van de school begreep. En ook dat hij snapte wat we met de functie wilden”, vult Miel aan. Nog diezelfde dag besloten Frank en Miel om de samenwerking aan te gaan voor 2,5 dag per week. De opdracht: in kaart brengen waar de knelpunten zaten, wat verbeterd zou kunnen worden, een plan van aanpak opstellen en draagvlak creëren voor de nieuwe functie.
Zichtbaar zijn
Al voor de vakantie vond een eerste bijeenkomst plaats met alle OOP’ers. Miel: “Het was de kennismaking met Frank, op persoonlijk niveau. En natuurlijk vertelden we ook wat hij zou komen doen. Dat lag best gevoelig. Het feit dát er een manager bedrijfsvoering kwam, was voor sommige mensen al lastig.”
Na de vakantie kon Frank meteen van start. Frank: “Vanaf die eerste dag tot aan de herfstvakantie heb ik geprobeerd een relatie met de mensen op te bouwen. Ik heb heel veel gesprekken en gesprekjes gevoerd in de school, van de receptie en de conciërge tot aan de administratie. Ik liep veel rond en zorgde ervoor dat ik zichtbaar was. Door al die gesprekken kreeg ik de knelpunten goed in beeld.” Het zorgde er ook voor dat de OOP’ers de meerwaarde van de functie gingen inzien, vult Miel aan: “Zo baande hij de weg voor zijn opvolger al vanaf het begin.”
Vooruitdenken
Na de herfstvakantie maakte Frank zijn analyse van de knelpunten en een plan van aanpak voor de verbetering van de bedrijfsvoering in de komende twee à drie jaar. In december deelde hij tijdens een studiedag zijn analyse en plan van aanpak met de directie.
Gedurende de hele periode trokken Miel en Frank samen op en bespraken ze wekelijks meerdere malen in detail de voortgang. Frank: “Ik sprak niet alleen Miel vaak, maar alle betrokkenen. Dat moest ook, want de tijd die ik had was beperkt. Ik moest het strak organiseren en steeds het doel voor ogen te houden.” Hij maakt de vergelijking met simultaanschaken: “Ik wilde niemand vergeten en iedereen even belangrijk vinden. Iedereen kijkt immers naar je als je interimmer bent. Jij bent die vreemde gast, die man waar iedereen op let. Daarom ga ik altijd open en fair met iedereen het gesprek aan. Dat moet ook, want als je geen vertrouwen hebt van mensen, bereik je niets.”
Die gesprekken zijn de sleutel tot succes, zegt Frank: “In elke organisatie zitten verborgen pijnpunten. Je moet luisteren naar wat die pijnpunten zijn, maar ook duidelijk zijn over wat je daarmee doet. Let wel: ik heb de problemen niet voor mensen opgelost, maar hen door de gesprekken wel geholpen en aangespoord om ze zelf op te lossen. Een interimmer moet de rest van de organisatie steeds een stap voor zijn!”
Opvolger
De weken voor de kerst gebruikte Frank om iedereen in het OOP mee te nemen in de verbeterpunten. “En om mijzelf terug te trekken en ruimte te maken voor mijn opvolger.” In het najaar werd een nieuwe manager bedrijfsvoering geworven, die op 1 januari in dienst trad. Miel: “Dat was echt een gelukje voor ons, het sloot mooi aan. Frank heeft zelfs in de benoemingsadviescommissie gezeten. Daardoor ontstond meteen verbinding tussen Frank en zijn opvolger.”
Frank heeft na het einde van zijn opdracht nog twee keer afgesproken met zijn opvolger om alles netjes af te ronden. Hij vond het best moeilijk om te stoppen: “Ik ben echt van de mensen en de school gaan houden. Maar als interimmer moet je ook weg kunnen gaan. En dat kan ik zeker. Maar ik ga nog wel een keertje langs om te kijken hoe het ervoor staat.”
Ook Miel kijkt heel tevreden terug op de samenwerking: “Het liep allemaal heel soepel, al vanaf het begin. Dankzij het snelle schakelen van B&T konden we snel starten met Frank. We hadden samen een duidelijk plan voor ogen en dat heeft Frank stap voor stap uitstekend uitgevoerd.”
Iets betekenen
Het interimwerk is Frank op het lijf geschreven: “Toen ik met pensioen ging, had ik veel tijd voor leuke dingen. Ik dook ook in het vrijwilligersleven. Toch hield ik nog steeds zeeën van tijd over. Die gebruik ik nu om jongere mensen op weg te helpen in lastige situaties. Door mijn ervaring weet ik wat ik kan en waar mijn kracht ligt. Zo kan ik nog steeds iets betekenen voor anderen en voor het onderwijs.”
“Ik hoef niets meer te bewijzen, maar heb de rust en de ruimte om echt open te staan voor anderen”, besluit Frank. “Ik ben als interimmer maar tijdelijk aanwezig, maar kan mensen helpen om te groeien. In hun werk en als mens. Dat is het mooie van het interimwerk!”
Ben jij ook op zoek naar een interimmer met daadkracht? Kijk dan verder bij Realisatiekracht.