Nieuwe whitepaper: Overhead doelgerichter organiseren
Naar een passend (her)ontwerp van ondersteunende diensten
Hoe kunt u ondersteunende diensten effectief inzetten ten dienste van het primaire proces, het verzorgen van onderwijs? In onze nieuwe whitepaper introduceren wij een denkmodel waarmee u uw ondersteunende diensten doelgericht(er) kunt organiseren.
Onderwijsorganisaties hebben als primaire taak het verzorgen van onderwijs en het ondersteunen van leerlingen. Idealiter richt elke school of bestuur de processen zo in dat de energie zo veel mogelijk uitgaat naar dit primaire proces. Dit betekent dat ook de ondersteunende diensten, zoals financiën & control, personeel & organisatie en facilitaire zaken, zo doelgericht mogelijk zijn georganiseerd op een eigen bijdrage aan deze primaire taak.
Bureaucratie
De overhead van een onderwijsorganisatie bestaat uit het lijnmanagement (bestuur en schoolleiding) en de ondersteunende diensten. Die diensten – en vooral de centrale ondersteunende diensten op bestuursniveau – worden nogal eens geassocieerd met overdadige bureaucratie en hoge administratieve lasten. Die lasten moeten in veel organisaties tot een minimum worden beperkt. Immers, het geld dat aan de ondersteunende diensten wordt besteed, is niet (direct) beschikbaar voor het primaire proces.
Vier bouwstenen
Lage(re) kosten van ondersteunende diensten mogen echter geen doel op zich zijn, vinden wij. Zinvoller is het om in samenspel tussen lijn- en staforganisatie uit te zoeken hoe de volledige ondersteunende diensten, vanuit een gedegen visie, effectief kunnen worden ingezet ten dienste van het primaire doel van de organisatie. Hiertoe ontwikkelden wij een denkmodel, dat bestaat uit vier bouwstenen.
Bouwsteen 1: behoeften aan ondersteunende diensten
De lijnorganisatie dient te formuleren welke ondersteunende diensten zij nodig heeft. Door antwoord te geven op de vraag ‘welke taken van ondersteunende diensten hebben wij nodig?’ wordt het belang van de ondersteunende diensten voor het primaire proces expliciet gemaakt.
Bouwsteen 2: typering van rolneming
Veel potentiële ruis in het samenspel tussen lijn- en staforganisatie ontstaat door onduidelijke verwachtingen. Om verwachtingen af te stemmen, is het wenselijk om de typering van rolneming te definiëren. Een belangrijke stap hierin is het positioneren van een specifieke taak op twee assen. Ten eerste de aard van de ondersteunende diensten, op de as tussen beheersen en ontwikkelen. Ten tweede de houding waarmee de taak wordt uitgevoerd, op de as tussen aanbod- en vraaggericht.
Bouwsteen 3: organisatie-inrichting
Ga na hoe u de taken van de ondersteunende diensten het beste kunt organiseren (inrichten), afgestemd op de opdracht. Bepaal hiertoe allereerst op welke wijze de taak wordt uitgevoerd, op de as tussen standaardisatie en maatwerk. En benoem vervolgens op welke locatie de taak wordt uitgevoerd, op een centraal bureau of decentraal op de scholen.
Bouwsteen 4: personele capaciteit
Bepaal hoeveel formatie(kosten) u wilt inzetten voor de uitvoering van de gewenste ondersteunende diensten. Dit moet primair worden afgestemd op de kwalitatieve behoeften van de organisatie. Desgewenst kan een (kwantitatieve) benchmark hierbij als hulpmiddel dienen.
Concrete handvatten
Per bouwsteen geven we in de whitepaper antwoord op de volgende vragen:
- Hoe ziet de bouwsteen eruit? (theorie)
- Hoe kan ik de bouwsteen toepassen? (werkvorm)
- Wat levert dit (mogelijk) op? (praktijkvoorbeeld)
Door deze combinatie van theorie, werkvorm(suggestie) en praktijkvoorbeeld krijgt u concrete handvatten aangereikt om het denkmodel in uw eigen organisatie toe te passen op een manier die past bij uw context.
Meer weten?
Download dan nu de whitepaper. Of neem contact op met een van onze adviseurs.