‘Schoolplan op één poster’
Niet in, maar boven het bureau
Een schoolplan, is dat niet zo’n lijvig boekwerk dat ligt te verstoffen in een bureaula? Niet als het aan B&T ligt. ‘Schoolplan op één poster’ is een nieuw format om doelstellingen efficiënter en sneller te realiseren. VO- en PO-besturen zijn enthousiast: “Door het posterformaat zijn de plannen veel toegankelijker. Iedereen is op de hoogte én kan ermee aan de slag.”
“Als 10 procent van het team ons schoolplan kent en weet wat de essentie is, dan is dat veel.” Dat hoorde Kees Mens, lid van het college van bestuur van KPO Roosendaal, van een van de directeuren van ‘zijn’ 21 basisscholen. Het is een veelgehoord bezwaar: klassieke schoolplannen zijn meestal lijvige boekwerken van makkelijk 50 pagina’s. Scholen zien het toch vaak een beetje als verplicht nummer – een ‘moetje’ van de Onderwijsinspectie – dat vaak nauwelijks gelezen onder in een bureaula ligt te verstoffen. Dat is een gemiste kans, vindt ook Maaike van de Pas. Zij is medewerker kwaliteitszorg van de OMO Scholengroep De Langstraat in Waalwijk. Hieronder vallen vier VO-scholen, van vmbo tot gymnasium: “In een traditioneel schoolplan worden vaak heel veel plannen beschreven, maar naar specifieke doelstellingen is het soms zoeken. De rode draad wordt misschien wel uitgevoerd, maar als je het na vier jaar opnieuw inkijkt, moet je toch niet zelden concluderen dat er veel is blijven liggen: zo’n plan is meestal te breedvoerig en nogal droog.”
Mens is nog stelliger: “Onze schoolplannen stonden bol van de ambities en speerpunten, maar niemand van de personeelsleden had nog enig idee wat de essentie was.”
Geen dossier, maar een werkdocument
Het was tijd voor een andere aanpak. Kees Mens: “In september hebben we met z’n allen twee dagen op de hei gezeten, niet alleen om een nieuw strategisch beleidsplan te ontwikkelen, maar vooral ook om te bedenken hoe we dat in de praktijk kunnen brengen. Onze nieuw geformuleerde kernwaarden zijn ‘focus’, ‘verbinden’ en ‘borgen’ en daar sluit het ‘Schoolplan op één poster’ van B&T perfect bij aan. Iedereen – teamleden, maar ook leerlingen en ouders – ziet nu in een oogopslag wat de doelstellingen zijn én hoe we die waarmaken.
Maaike van de Pas is net zo enthousiast over die extra slagkracht door de poster: “Waar we vroeger nog weleens verzandden in vage ideeën, kunnen we onze doelstellingen nu makkelijker concretiseren.”
Nog een voordeel: het ‘schoolplan nieuwe stijl’ is dynamisch. Vroegere plannen gingen maar één keer in de vier jaar op de schop; nu wordt er continu gemonitord. Mens: “Het is een levend plan. Jaarlijks maken we een update: we kijken wat we bereikt hebben en finetunen onze plannen voor het komende jaar. Dat werkt veel beter, want het lukt wel om in grote lijnen vier jaar vooruit te kijken, maar als het om de details gaat werkt een kortetermijnplanning veel beter. Door het posterformat zijn de plannen ook voor iedereen continu zichtbaar en dus veel toegankelijker. Iedereen is op de hoogte én kan ermee aan de slag.”
Ook Van de Pas is blij met het dynamische element van het ‘Schoolplan op één poster’: “Dankzij de duidelijk vastgestelde doelen kunnen we ons op elk gewenst moment afvragen: zijn we nog aan het doen wat we met elkaar hebben afgesproken? Hebben we ons einddoel nog voor ogen? In de oude schoolplannen was vaak niet helemaal duidelijk meer waar je naartoe ging. Met dit nieuwe format houd je die stip op de horizon scherp.” Die nieuwe werkwijze dwingt je om continu alert te blijven, zegt Van de Pas: “Per jaar steken we veel vaker de thermometer in de organisatie. Zo zien we meteen waar we bij moeten sturen. Daardoor kunnen we veel sneller anticiperen, waardoor we uiteindelijk beter presteren.”
Om de dynamiek en transparantie te onderstrepen, wordt het schoolplan heel zichtbaar opgehangen. Van de Pas: “De reacties zijn zo enthousiast dat ik verwacht dat de poster in elke directiekamer komt te hangen en door alle lagen gebruikt gaat worden als een soort dagelijkse reminder.” Mens: “Wat mij betreft komt-ie op meerdere plekken: bij de directie, in de personeelskamer, maar ook in de gangen. En dan zeker niet ingelijst en met glas ervoor: het is in de eerste plaats een werkdocument. Daar ga je dan met z’n allen omheen staan om te bespreken waar de school voor staat en waar je voor gaat. Erop schrijven mag. Het is niet de bedoeling dat het na een jaar smetteloos opgerold op zolder verdwijnt.”
Terug naar de essentie
Mens: “We zitten nu zitten volop in het proces om ons strategisch beleidsplan door te vertalen in 21 individuele schoolplannen. Hoewel we bescheiden willen blijven – het blijven ambities – heb ik er een rotsvast vertrouwen in dat het lukt en we komend voorjaar schoolplannen hebben waar niet alleen de scholen direct wat mee kunnen, maar waar ook de inspectie achter kan staan.” Over de Onderwijsinspectie gesproken: om aan alle wettelijke eisen te voldoen, vult B&T het ‘Schoolplan op één poster’ aan met een onderlegger waarin onder andere het kwaliteitszorgsysteem wordt opgenomen. Mens is blij dat het schoolplan hierdoor aan alle regels voldoet, maar die onderlegger kan volgens hem wel worden opgeborgen in de beruchte bureaula: “Die zorgstructuur kent iedereen wel, het is een basis die je geregeld moet hebben.” De poster is wat hem betreft de toegevoegde waarde. Het team ziet dat ene A4’tje en weet weer: daar gaan we voor.
Beiden zijn heel tevreden met de werkwijze van B&T. Van de Pas roemt de helicopterview, de efficiënte, bedrijfsmatige visie en het snel tot de kern komen. Mens is blij dat er ook inhoudelijk werd meegedacht. Een nadeel van het ‘Schoolplan op één poster’ kunnen Mens en Van de Pas niet zo één-twee-drie noemen. Of het moet zijn dat je gedwongen wordt je te beperken tot de essentie. Niet altijd even makkelijk geven ze toe. Van de Pas: “Het is ‘des onderwijs’ om altijd uitgebreid en goed onderbouwd te willen zijn en vooral niks te missen. Maar dat is juist het probleem: door die breedvoerigheid wordt vaak de kern vergeten.” De kracht van het ‘Schoolplan op één poster’ ligt wat beiden betreft in keuzes maken: zo’n helder opgebouwde poster dwingt je te kiezen waar je wel en niet voor staat en gaat.