Zinvol evalueren

Basis voor vooruitgang en ontwikkeling

Eens in de zoveel tijd evalueert vrijwel iedere school of onderwijsorganisatie. Terugblikken is immers nodig om gefundeerd vooruit te plannen. Helaas verzandt evalueren in de praktijk nogal eens in een rituele dans. Een dans waarvan we de – vaak strak gechoreografeerde – danspassen uit ons hoofd kennen en waarvan we de uitvoering niet zelden als een verplichting ervaren. De zin van evaluatie als ritueel is echter beperkt. In dit artikel leest u hoe u meer kunt halen uit een evaluatie in tijden waarin opbrengstgericht werken het adagium is.

De nieuwe schoolplanperiode komt eraan en het is dus tijd om vooruit te kijken. Wat zijn onze ambities voor de komende jaren? Hoe gaan we die realiseren en welke resultaten en opbrengsten horen daarbij? We moeten keuzes maken. En dat is niet eenvoudig. Want waarop baseren we onze plannen?

Onmisbare bouwsteen

Een goede onderbouwing is niet noodzakelijkerwijs gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek. Onderwijsorganisaties kunnen hun keuzes baseren op:

• wetenschappelijk onderzoek (evidence based);
• een analyse van zelf verzamelde gegevens (data driven);
• een evaluatie van eerdere doelstellingen en behaalde resultaten;
• eigen intuïtie;
• wat anderen voorschrijven (inspectie, toezichthouder, enz.).

Bij het maken van keuzes is het raadzaam oog te hebben voor alle genoemde invalshoeken. De evaluatie van eerdere doelstellingen en behaalde resultaten is dus slechts een van de bouwstenen van het fundament van de toekomst. Mits effectief ingezet echter wel een onmisbare.

Betere keuzes

Niet voor niets is een nieuwe schoolplanperiode doorgaans aanleiding om te evalueren. Wat is er de afgelopen jaren neergezet? Wat hebben we gezamenlijk gerealiseerd? En wat is er niet gebeurd? Evalueren is zinvol om meerdere redenen:

• evalueren zorgt voor continuïteit tussen het voorafgaande schoolplan en de nieuwe plannen en verankert als het ware uw beleid;
• evalueren levert leerpunten op waarop u het toekomstig beleid kunt funderen;
• evaluatie levert een belangrijke basis op voor verantwoording. U maakt immers zichtbaar wat u heeft gedaan en wat dit heeft opgeleverd.

Kortom, met een goede evaluatie kunt u betere keuzes maken en uw mensen en middelen gerichter inzetten. Maar wat is dan een ‘goede’ evaluatie?

”Door de wijze waarop we nu evalueren kunnen we ons geld veel gerichter inzetten. Iets dat juist in deze tijden belangrijk is. Je wilt immers dat je beleidskeuzes tot resultaten en opbrengsten leiden en niet elke beleidskeuze leidt per definitie tot resultaat. Bijvoorbeeld de aanschaf van zes digiborden: hoe dragen die bij aan het onderwijsleerproces? En de inzet van IB’ers: wat zijn daarvan de resultaten en opbrengsten en hoe maak je die inzichtelijk? Het gaat continu om het maken van afwegingen. Afwegingen of de noodzakelijke investering opweegt tegen de opbrengsten.” (Citaat directeur)

Do’s en dont’s

Hoe kan uw evaluatie optimaal bijdragen aan de verwezenlijking van uw plannen voor de toekomst?

Vijf vragen

Het is raadzaam voor en tijdens het evaluatietraject regelmatig stil te staan bij en bewuste keuzes te maken over de volgende vragen:

• waarom wilt u evalueren?
• hoe gaat u evalueren en wie betrekt u hierbij?
• welke informatie heeft u nodig om te evalueren?
• hoe analyseert en duidt u de informatie?
• welke verbeterpunten levert de evaluatie op?

Waar je naar kijkt, bepaalt wat je ziet

Wees u bewust van de kracht van de eigen perceptie. Uw verwachtingen van de resultaten zijn sterk van invloed op uw bevindingen. Andersom kunt u ook gemakkelijk iets missen, als u daar van tevoren niet op bedacht bent. Een treffende illustratie daarvan vindt u in dit filmpje.

Doe het samen

Evaluaties resulteren veelal in aandachts- en ontwikkelpunten. Omdat de uitvoering niet alleen plaatsvindt in de directiekamer, maar in alle geledingen van de organisatie, is het aan te raden een brede groep afgevaardigden bij de evaluatie te betrekken. Bovendien heeft ook het zo verkregen brede spectrum aan perspectieven meerwaarde.

”We doen het samen, de evaluatie. Met het hele team gaan we in gesprek. ‘Wat hebben we met elkaar gerealiseerd en waardoor.’ Maar ook: ‘Welke doelen zijn niet gehaald en waarom zijn juist deze doelen niet gehaald?’ Door hier gezamenlijk het gesprek over aan te gaan kom je tot een veel rijkere analyse dan ik achter mijn bureau zou kunnen maken. Als bijvangst krijgen we als team een veel beter zicht op wat er juist ook goed gegaan is en kunnen we de behaalde successen samen vieren!” (Citaat schoolleider)

Dialoog als sturingsmechanisme

Ga gezamenlijk het gesprek aan over de behaalde resultaten. Als u samen de resultaten en opbrengsten bespreekt, de oorzaken onderzoekt en verbeterpunten formuleert, zal dat tot meer ontwikkeling leiden dan een evaluatierapport. Medewerkers die meedenken en meepraten over schoolbeleid voelen zich sterker verbonden met het beleid en zijn meer gecommitteerd aan de uitvoering.

Maak evalueren gemakkelijk

Formuleer nieuwe beleidsdoelen concreet en meetbaar. Wat zijn de beoogde effecten in termen van resultaten en opbrengsten? Als u uw doelstellingen concreet en meetbaar formuleert, is het gemakkelijker de realisatie over één, twee of vier jaar te evalueren en daadwerkelijk zicht te krijgen op de resultaten van uw beleid. Het is ook raadzaam onderscheid te maken in de meer activiteitgerichte (procesgerelateerde) elementen en de meer resultaatgerichte (opbrengstgerelateerde) factoren. Procesgerelateerde elementen zijn voorwaardelijk aan het behalen van resultaten en opbrengsten, maar leveren op zichzelf niet altijd iets op op. Zo biedt de aanwezigheid van een SOVA-toets bijvoorbeeld nog geen garantie voor voldoende opbrengsten van leerlingen op het gebied van sociale vaardigheden. Een doelstelling als ‘elke school binnen ons bestuur gebruikt een SOVA-toets om de sociale vaardigheden van leerlingen in beeld te brengen’ hoeft dan ook niet tot de gewenste resultaten en opbrengsten op dit gebied te leiden, maar is slechts voorwaardelijk. Weet wat je meet: voorwaardelijke factoren of daadwerkelijke resultaten en opbrengsten!?

“Onze beleidsdoelstellingen waren in algemene zin wel bij iedereen bekend en duidelijk, maar het was niet mogelijk om op basis van onze doelstellingen inzichtelijk te maken of we die ook hadden gerealiseerd. Daarvoor waren ze niet voldoende concreet geformuleerd. Ik denk dat dit de meest waardevolle opbrengst was van onze eerste begeleide evaluatie. Het leidde er ook toe dat we de doelstellingen voor de volgende beleidsperiode veel concreter en specifieker uitwerkten. Met thema’s als ‘waaraan kun je zien dat je beleid effect heeft’ en ‘tot welke concrete resultaten en opbrengsten moet het beleid leiden?’ Klinkt allemaal heel logisch, maar wij hadden het niet in beeld.” (Citaat schoolleider)

Aantoonbaar Beter Onderwijs

Alleen al in het afgelopen schooljaar begeleidde Van Beekveld & Terpstra evaluatietrajecten bij ruim driehonderd scholen voor primair en speciaal onderwijs. De adviezen in dit artikel berusten niet alleen op theorie, maar hun effectiviteit wordt in onze adviespraktijk keer op keer bewezen.
Evalueren maakt deel uit van de verantwoordingsfase van de methode voor schoolontwikkeling van B&T, Aantoonbaar Beter Onderwijs. In een persoonlijk gesprek vertellen we u graag meer. Neemt u daarvoor gerust contact met ons op.